Топ-10 трендів проведення зустрічей і заходів 2015-го року

Джерело: Виставкова компанія «Смайл-Експо»

Девіз XXI-го століття — «Дивувати», і він простежується у всьому. Темпи розвитку світу прискорюються щодня, і вчорашня новинка сьогодні вже може стати «банальною». Щоб утримувати позицію лідера у своїй ніші, необхідно впроваджувати нові технології і покращувати якість надаваних послуг. Інтернет як основний інструмент, робототехніка, віртуальна реальність, креативний дизайн приміщень і акцент на дружнє спілкування — найбільш актуальні організаторські тенденції чітко демонструють це.

Ілюстрація: Shutterstock

1. Міленіалам — безкоштовний Wi-Fi

Науково доведено, що покоління Y краще розбирається в технологіях, ніж їх попередники. А ще життя міленіалів тісно пов'язане з соціальними медіа. Цілком закономірно, що ця аудиторія чекає повноцінного з’єднання та інтерактивності, щоб мати можливість впливати на діалог в ході конференції. Також ці відвідувачі очікують наявності якісного, швидкого і безкоштовного Wi-Fi.

2. Спілкування, а не налагодження ділових контактів

Сьогодні спілкування стає способом побудови взаємовідносин, і конференц-центри стали заохочувати невимушені бесіди, надаючи учасникам конференцій багатофункціональний простір, де вони могли б збиратися разом.

3. Приміщення, які піднімають настрій

Останнім часом можна спостерігати, що зали для проведення заходів дуже змінилися в плані дизайну, кольору і креативних локацій для відпочинку. Технологічні досягнення дозволили центрам та організаторам швидко змінювати зовнішній вигляд кімнат, використовуючи регульоване користувачем освітлення з LED-підсвіткою і високотехнологічні сучасні меблі.

4. Геофенсінг

Досягнення в розробці GPS-додатків дозволили організаторам подій та заходів персоналізувати досвід відвідувачів. Наприклад, на вході на територію проведення заходу відвідувач отримує іменний бедж; на місце друку бейджів відправляється повідомлення про прибуття конкретного відвідувача. Ця технологія також може дати відвідувачам корисну інформацію щодо місцезнаходження і навігації.

5. Обмін інформацією та налагодження ділових контактів на конференції

Двосторонній зв'язок, в основі якого лежить комунікація за допомогою додатків, тепер дозволяє за допомогою смартфона здійснювати передачу контактної інформації, переглядати акаунти в соціальних медіа, отримувати певні дані, не покидаючи конференц-зал. Також можна отримати інформацію про смакові переваги і багато іншого. Таке спілкування зміцнює зв'язки між відвідувачами заходів, виставок та мітапів^*, пропонуючи їм більш цільовий контент.

6. Використання дронів

Все частіше на заходах використовують безпілотні технології, щоб зробити креативні фотографії і скласти карту для GPS-інтегрованих конференцій.

7. Бездротова технологія для зарядки пристроїв

Сьогодні відвідувачі мітапів очікують, що на заходах будуть бездротові точки зарядки в барних стійках, столах та гостьових кімнатах; технології розвиваються, і скоро з’явиться єдиний стандарт бездротової технології зарядки.

8. Покращення віртуального досвіду учасника

Оскільки учасники заходів не завжди можуть бути присутніми на мітапах, конференц-центри останнім часом значно покращили пропозиції віртуальної участі. Створюються зали з кількома стельовими динаміками, підключенням з високою пропускною здатністю і передовими програмними рішеннями для забезпечення ефективної участі у заході для віртуальних відвідувачів та запрошених спікерів. До того ж, все більше відвідувачів хочуть знімати відео і одночасно транслювати його в місце перебування іншої групи учасників.

9. Все частіше використовується послуга перегляду зображень вулиць

Дослідження показало, що серед персоналу, який займається організацією мітапів, зростає кількість тих, хто не є штатними професійними організаторами. Це можуть бути виконавчі помічники, маркетингові координатори або HR-менеджери. Доволі часто це означає, що вони не можуть особисто оглянути локацію для проведення заходу. Тому використовуються такі технології, як Google Street View, для створення віртуальних турів на локацію; також пропонуються кілька зображень, що показують різні кімнати та конференц-зали.

10. Інтернет використовується в якості основного інструменту

Все більше клієнтів використовують Інтернет в якості основного інструменту для прийняття рішення про покупку. Один із членів IAAC розповів, що 70% всіх нових угод його компанії укладаються завдяки сервісам онлайн-пошуку, і вважається, що в майбутньому ці цифри будуть рости. Зараз сайти місць проведення мітапів і заходів повинні бути не тільки майданчиком для публікації всіляких маркетингових матеріалів, а й основним інструментом для клієнтів, який допоможе планувати, бронювати, купувати і встановлювати контакти.

Марк Купер (Mark Cooper), генеральний директор IACC, сказав: "Технологія все більше впливає на роботу організаторів заходів, і це стосується не тільки самих зустрічей, але й пошуку та бронювання місць, взаємодії з учасниками та відвідувачами на місці, а також того, як проходить комунікація після заходу. Баланс між технологією і особистісними відносинами — дуже цікавий аспект, тому що потрібно дотримуватися рівноваги між цими двома компонентами і таким чином планувати заходи, щоб забезпечити їх успішне проведення і загальний результат".

^* Мітап (англ. meetup) — неформальна зустріч, що проводиться для людей, зацікавлених в одній проблемі, і котрі знають різні підходи до її вирішення.