Про ефективність, продуктивність та їхні наслідки

Автор: Іцхак Адізес (Ichak Adizes)
Джерело: kmbs journal

Іцхак Адізес (Ichak Adizes)

Варто відзначити, що деякі мови не мають буквального перекладу слів "effectiveness" та "efficiency". Наприклад, в івриті є слово "efficiency" (продуктивність), але для відтворення терміну "ефективність" використовується слово "цілеспрямованість". Як ми розуміємо, не всі цілеспрямовані системи є ефективними.

У російській мові, навпаки, — є лише пояснення терміну "effectiveness" (ефективність). Слово "efficiency" російською перекладається як "організований". З огляду на це виникає здивування, адже не всі організовані системи є продуктивними.

Мені здається, що насправді значення цих двох слів до кінця не зрозуміле навіть в англійській версії. Принаймні для мене.

Якщо ми прагнемо зробити організацію більш ефективною та продуктивною, то повинні чітко визначити, що це означає.

Що таке "efficiency" (продуктивність)? "Ефективність" — це шлях, по якому ви йдете, реалізуючи поставлену мету. Продуктивність визначається тим, скільки "одиниць введення" знадобиться для виробництва однієї одиниці продукції. Система є продуктивною, якщо вона може виконувати всі свої функції з мінімальною енергією. Щоб стати продуктивним, необхідно бути впорядкованим, систематизованим і запрограмованим.

Для того, щоб процес був продуктивним, треба використовувати мінімум енергії і максимально зменшити витрати на електроенергію. Продуктивність — це вибір правильної форми. Помилок тут бути не може, оскільки процес навчання як такий відкидається взагалі. Ви повинні чітко дотримуватися системи та докладно розповісти, де, коли, як і з ким виконувати те чи інше завдання. Не потрібно думати про інновації. Тож якщо ви хочете бути продуктивним, вам треба уникати інновацій і різноманіття вибору.

Отже, чим продуктивнішим ви намагаєтеся бути, тим менш інноваційним і ефективним ви станете в довгостроковій перспективі.

Що таке "effectiveness" (ефективність)? Бути "ефективним" — означає створювати те, для чого була створена система, — забезпечувати необхідну функцію. Для того, щоб стати ефективним, треба постійно випробовувати різні способи — поки не буде знайдено правильного варіанта. Тож, за визначенням, ви повинні зробити те, що більшість людей називають "помилкою", але такою, яка стане необхідним кроком для забезпечення ефективності. Тим не менш, процес вибору передбачає помилки, які, насамперед, потребують енергії.

Більше того, для ефективності в довгостроковій перспективі, треба бути інноваційним, оскільки потреби клієнтів із часом змінюються.

Яку організацію можна вважати ефективною? Якщо клієнти більше не звертаються до послуг певної компанії, вона є неефективною.

Компроміс ефективності й продуктивності. Чи може система бути ефективною без продуктивності? Так, може: організація досягає поставлених цілей, але використовує для цього занадто багато ресурсів і/або енергії.

Чи може система бути результативною, але неефективною? Звичайно: можна довго тренуватися відбивати м'яч на тенісному корті, аж доки рухи не стануть досконалими, але у грі з опонентом шансів відбити м'яч буде небагато.

Розглянемо організацію, в якій чудово організовано процес і налагоджено документообіг, всі процедури стандартизовані й кожна людина знає, що робити і як. Система повністю все контролює, тому енергія даремно не витрачається.

Організація дотримується всіх правил і політики, але задовольняє потреби лише деяких клієнтів, оскільки потреби людей змінюються з часом, тоді як операційні системи залишаються практично без змін. Як наслідок — клієнти можуть заповнити велику кількість форм і бланків та дуже довго чекати отримання товару.

Це є прикладом неефективності організації, навіть якщо в ній дотримуються усіх процедур, спрямованих на покращення ефективності. Це називається бюрократією.

Як побудувати ефективну організацією і не втратити ефективність? Ефективна організація повинна задовольняти потреби клієнтів, які змінюються набагато швидше, ніж сама організація. Поки організація буде реорганізовуватися (щоб залишатися ефективною), потреби її клієнтів зміняться.

Чим швидше відбуваються зміни, тим менша ймовірність того, що ефективність і продуктивність будуть синхронізовані.

В умовах мінливого світу або потреби будуть задовольнятися неефективно, або організація намагатиметься зберегти свою ефективність за рахунок небажання змінювати свої продукти і послуги. Це зробить їх результативними, але не ефективними.

Що швидше відбуваються зміни, то більшою продуктивністю організація пожертвує для того, щоб бути ефективною. Якщо вона не готова жертвувати продуктивністю, то принесе в жертву свою ефективність.

Тепер погані новини... Легше пожертвувати ефективністю, ніж продуктивністю. Чому? Для того, щоб реорганізація компанії була ефективною в мінливих умовах, треба впроваджувати організаційні зміни. Це означає, що варто змінити роботу деяких, а можливо, й усіх співробітників компанії. Як сказав Макіавеллі (перефразовуючи): "Якщо ви хочете, щоб вас ненавиділи, спробуйте змінити людей". Іншими словами, краще пожертвувати потребами клієнтів, ніж потрапити у внутрішньоорганізаційні політичні баталії.

Отже, чим більша швидкість зміни, тим більша ймовірність того, що світ, в якому ми живемо, ставатиме більш бюрократизованим.

Чи можете ви тепер з оптимізмом дивиться в майбутнє?

За матеріалами "On Effectiveness and Efficiency and Their Repercussions", Adizes Blog.