Як автоматизувати HR-процеси

Автор: Олексій Сімончук

У чому переваги автоматизації HR-процесів для компанії, які завдання вона виконує та як її впровадити? А головне — що конкретно потрібно зробити для автоматизації HR-процесів?

Навіщо потрібна автоматизація

Автоматизація HR-процесів мінімізує витрати зусиль і часу на виконання рутинних дій.

HRM-системи позбавляють необхідності вести вручну облік у таблицях, вписувати щоразу дані кандидатів і співробітників, розраховувати відпустки й надавати лікарняні, призначати зустрічі тощо. Це все відбувається автоматично в системі, HR необхідно тільки один раз ввести дані, а далі — управляти ними в системі.

Ось кілька причин, чому ще необхідна автоматизація HR-процесів:

1. Процеси стають стандартизованими. Не треба щоразу вигадувати щось нове й заново розпочинати створення процесу. Система дає можливість HR-команді легко вести облік у системі, і для цього не потрібно додавати нові вкладки чи створювати інші таблиці.

2. Будується бренд роботодавця. Нові люди приходять у компанію, де побудовані автоматизовані HR-процеси, і розуміють, що їхня робота буде значно полегшена й ефективніша. Також нові співробітники зможуть ознайомитися в системі з усіма іншими співробітниками компанії та їхніми посадами, дізнатися про нові події, які відбуватимуться, бачити щоденне оновлення прогресу команди, запрошувати відпустку/лікарняний без походів по кабінетах і гаяння часу, а лише за допомогою одного кліку або дотику через смартфон.

3. Більш безпечно. HRM-системи дозволяють безпечно керувати всіма процесами в одному місці. Інформація про співробітників, облік відпусток і лікарняних, а також контакти кандидатів більше не розкидані по різних документах — вони зручно розташувалися в одній системі.

4. Економить час. Усі переваги автоматизації показують, що вона значно економить час співробітників. Це дозволяє їм більше зосереджуватися на своїй безпосередній роботі, ефективніше її виконувати, розвивати себе й компанію.

Які завдання вирішує автоматизація HR-процесів

Набір співробітників. Тут йдеться про формування заявки, пошук кандидатів, відправку тестових завдань, їхнє оброблення, колективне онлайн-обговорення кандидата, запрошення на співбесіду, формування пропозиції з роботі тощо.

Адаптація нових співробітників. Автоматизація допомагає створити поетапний процес введення співробітника в нову посаду з можливістю контролювати й аналізувати успішність проходження адаптаційного періоду.

Навчання персоналу. Це й навчання персоналу в потоці, і призначення курсів і тестувань, перевіряння завдань, інтерактив і ігрові методики.

Управління персоналом. Облік робочого часу, погодження відпусток, відгулів і лікарняних. Календар відсутностей і структура компанії.

Збирання зворотного зв’язку. Наприклад, проведення опитувань і анкетувань, збирання ідей і побажань із можливістю голосування та обговорення.

Статистика й аналітика. Це збирання статистики з успішності проходження адаптації на кожному її етапі, проходження навчання та тренінгів, загальна статистика по персоналу: оцінювання ефективності джерел найму, коефіцієнт відбору/звільнень, виявлення рівня плинності для різних груп персоналу тощо.

Необхідні кроки для автоматизації HR-процесів

Одне рішення для всіх завдань

Не треба шукати для кожного завдання одне рішення, адже тоді співробітники будуть плутатися, де й що необхідно робити, довго адаптуватимуться до кожної нової програми та процесу, тому це не буде допомагати економити їхній час і спрямовувати його на розвиток. Тим паче, що є універсальні HRM-системи, які об’єднують у собі безліч процесів в одному місці.

Знайдіть гнучку систему

Шукайте HRM-систему, яка буде достатньо швидкою, функційною та гнучкою. Система має добре налаштовуватися під конкретно ваші завдання та вимоги.

Розберіться з процесами

Складіть список усіх процесів, завдань, проблем HR-спеціаліста. Потім треба вибрати ті, які забирають багато часу, але дають невеликий ефект. Далі розділіть усі процеси по категоріях:

• важливі та термінові;
• важливі, але не термінові;
• термінові, але не особливо важливі;
• не термінові та не важливі.

Ось що ще необхідно зробити компанії, яка розпочинає процес автоматизації HR-процесів:

1. Перевести всі різновиди заявок в електронний вигляд.
2. Створити єдине вікно доступу до всіх заявок, структурувати заявки за типами.
3. Зробити прості процеси без додаткових інтеграцій зі сторонніми системами.
4. Розробити особистий кабінет співробітника з можливістю бачити статус за заявками.

Це забезпечить цілодобову роботу, дасть можливість подавати заявки з будь-якого місця і з будь-якого пристрою, зекономить час, частини полів заявки будуть заповнюватися автоматично, а ще дасть змогу бачити статистику: єдиний список заявок і статуси виконання по них, що дозволяє управляти навантаженням на HR-службу.

Яку систему вибрати

CakeHR

Як і всюди, тут можна вести базу даних співробітників, проводити опитування, збирати фідбек, а також управляти витратами в компанії. Однак кожен із модулів треба купляти окремо.

Scriptum

Scriptum дозволяє автоматизувати розгалужені спеціалізовані процеси завдяки гнучкій архітектурі рішень та готовим вбудованим модулям. Система є комплексним рішенням, яке можна інтегрувати з будь-якими CRM, ERP та іншими системами автоматизації. Scriptum дозволяє організувати ІТ-системи бізнесу та закрити будь-які прогалини в існуючих процесах систем автоматизації.

Hurma System

HRM-система об’єднує необхідний функціонал в одному рішенні. Тут є й база кандидатів і вакансій для рекрутера, й інтеграція з локальними job-порталами, а також підтримка сорсинг-плагіна AIFox, який дозволяє сканувати інформацію про кандидата на LinkedIn, у соцмережах і на сайтах робіт.

Comindware

Система автоматизує HR-процеси (рекрутинг, прийняття нових співробітників, організацію корпоративного навчання й заходів тощо). Пропонує гнучкий інтерфейс з веб-формами для заявок, функціоналом для формування звітів і швидкого отримання довідкової інформації. А також має сат-бот в якості альтернативного інтерфейсу взаємодії.

E-Staff

Програма закриває більшу область автоматизації рекрутингу в компаніях і рекрутингових агентствах від розміщення вакансії до проходження випробувального терміну. Тут є єдина база резюме, розумний пошук, звіти, аналітика та багато іншого.

Ілюстрація: virtualizationdemand.com

Про автора:

Олексій Сімончук, бізнес-журналіст, сфера спеціалізації — IT-рішення для бізнесу.