Функции управления производством

ПОДРОБНЕЕ О КНИГЕ

Готовые мысли для занятого человека

• Большинство специалистов и техников по планированию тратят очень мало времени на непосредственное составление планов-графиков и плани­рование.
• От управления производством ожидают чудес, координации действий на игровой площадке, режиссирования событий. В общем, производственное управление обязано знать все и про всех.
• Расширенные функции производственного управления очень редко признаются на официальном уровне, вознаграждаются или учитываются в целях найма, бюджетирования, кадрового обеспечения или обучения.

Введение

В главе 3 мы рассмотрели функции и задачи управления производством. Говоря простым языком, задача производственного управления состоит в предвидении будущих проблем и их предотвращении. Это и есть первичная задача производственного управления, которая полностью не отражает его роль или реальные функции. Чем занимаются специалисты и техники по планированию и почему они это делают? Для некоторых ответ на эти вопросы вполне понятен: их функция состоит в создании планов-графиков, которым будут следовать другие.

Если вы согласны с определением «создавать планы-графики», мы просим вас посетить какое-либо предприятие и понаблюдать за работой отдела производственного управления. Вероятно, вы не специалист по планированию и даже не техник. И еще: под временем посещения подразумевается не 9:00 или время, когда вы обычно начинаете свой рабочий день, а время, когда специалисты по планированию реально начинают свою работу, — 5:00, 6:00 или когда бы то ни было. Их день и работа в основном заканчиваются к тому времени, когда остальные люди только начинают свой рабочий день. Чтобы понаблюдать за деятельностью отдела производственного управления и понять его функции, необходимо быть там, где эта деятельность происходит. Если вам скажут, что их работа начинается в 6:00, то приходите в 5:45, поскольку в действительности специалисты по планированию начинают работать раньше.

Чем занимается отдел производственного управления? Какова его функция? Единого определения не существует. В данной главе рассматриваются лишь некоторые функции специалистов и техников по планированию.

Функции

Для определения функций специалиста и техника по планированию необходимо учитывать многочисленные факторы. На небольшом заводе один человек может выполнять практически все нижеперечисленные функции. На большом заводе такой список обычно разделен на две основные части: управление материалами и производственное управление. Одинаковое разделение или распределение функций редко обнаруживается на двух различных предприятиях. Каждое предприятие имеет свое, слегка отличное видение функции производственного управления и ожидаемых результатов его работы.

Рассмотрим некоторые из многочисленных неформальных и формальных функций, которые могут отводиться отделу производственного управления:

1. закупка материала, работа с поставщиками;
2. проведение учета запасов;
3. поиск и обнаружение утерянных запасов;
4. проверка и корректировка учета запасов и производства;
5. проверка и корректировка технических данных и сведений о матери­алах;
6. коммуникация и координация своих действий со вспомогательными отделами;
7. выявление и объяснение необычных числовых значений в системе ERP;
8. отслеживание технических изменений и их контроль;
9. поддержание баланса материалов и запасов при смене производства;
10. приемка и отправка товаров, включая оформление документов, связь с перевозчиками;
11. мониторинг работы субподрядчиков и аутсорсинг;
12. прием заказов, связь с клиентами, проверка заказов;
13. планирование особых периодов, например периода профилактического технического обслуживания, модернизации линии, отпуска;
14. планирование работ на уровне дня, недели, месяца, года, нескольких лет;
15. создание последовательностей операций;
16. завершение работ;
17. выдача заказа на изготовление.

Кроме того, вам как специалисту и технику по планированию придется отвечать на вопросы руководства и прочих лиц о том, что происходит, что произошло, что не произошло, что было спланировано и выполнено, а также — что было спланировано, но осталось невыполненным.

Таков неполный перечень, как мы называем, типовых функций, которые в конечном итоге выполняются специалистами и техниками по планированию. Он не включает функции креативного решения проблем и задачи экстренного решения. Он не предполагает участия в группах по непрерывному совершенствованию и прочих дополнительных действий, которые от вас могут потребоваться.

Справедливо и разумно задать вопрос, почему вам приходится выполнять большинство из функций данного перечня. Мы не говорим: «Вы обязаны», но знаем, что эти функции действительно выполняются специалистами и техниками по планированию. Они могут и не выполняться ежедневно, но специалистов и техников по планированию периодически просят выполнить их и ожидают от них знания, как делать эту работу (по выходным дням, после работы или ранними утренними часами). Только пять последних функций перечня действительно относятся к принятию решений, что производить, когда и почему.

Должны ли вы играть роль корпоративной няни? В конце концов, именно это и подразумевает приведенный перечень. Остальные просто не знают, что им делать дальше. Им нужно указать, какой станок использовать. Им необходим кто-то, кто проверит их учетные записи и обнаружит вещи, которые они положили не туда, куда следует. Заболел специалист по отправке грузов — и кто-то должен связаться с компанией-перевозчиком. Персонал отдела закупок не работает по субботам — и кто-то должен позвонить поставщику по вопросу несвоевременной отгрузки. Все это противно. Некоторые из названных функций представляют собой эффективные резервные или чрезвычайные навыки, которые могут быть использованы в случае необходимости. Другие функции вполне объединяются в одну группу под общим названием — «роль няни».

Роль няни отнимает много времени у специалиста по планированию. Если какую-то работу пришлось выполнить досрочно, оператор, естественно, может взглянуть на план-график или на список возможных работ и принять соответствующее решение, что же делать дальше. Теоретически мастер цеха, который из плана-графика знает, что какая-то деталь должна быть изготовлена ближе к концу смены, обязан перед началом своей смены провести проверку и определить, все ли подготовлено для работы смены, чтобы избежать неожиданностей. Таким же образом производственный цех должен нести ответственность за точность информации о том, что было сделано, а водители погрузчиков — за информацию о месте размещения материальных запасов. Люди, которые занимаются приемкой и отправкой товаров, должны нести ответственность за точность отгрузок, документооборота и своевременность своих действий, а отдел отгрузки — за организацию распределения продукции, которое соответствовало бы плановому производству (например, заказ грузовиков). Сколько вашего времени тратится на выполнение тех задач, которые не пришлось бы выполнять, если бы другие следовали соответствующим методам и процедурам? Почему вы, в конце концов, должны думать за других?

Увы, жизнь не так проста. Процесс мышления труден. Мысли заставляют страдать. Проще, если думают другие. И безопаснее. Если рабочий думает и принимает какое-то решение, он становится ответственным за результат. Намного легче и безопаснее для карьеры переложить эти функции на кого-либо другого. Легче просто сказать, что нечто просто существует, кто-то неправ или производственный учет точен, и заставить другого доказывать обратное, вместо того чтобы самому правильно выполнить работу или решить конкретные вопросы. К тому же намного проще попросить кого-то что-то проверить и предложить ответ, а не самому искать его. Именно поэтому вас спрашивают о том, что делать дальше. Вас просят найти и подтвердить наличие или отсутствие определенных материальных запасов. У вас есть информация о том, что происходит. Почему же люди не должны вас об этом спрашивать? А в результате от отдела производственного управления очень часто требуют думать за всех остальных.

В некоторых отношениях это само по себе и неплохо. Как правило, вы владеете информацией. Производственное управление — это информационный центр предприятия. Вы обязаны знать о том, что было сделано, что делается и выполнение чего ожидается. Благодаря поиску запасов и исполнению иных задач вы развиваете навыки, которые никогда не приобретут работники производственного цеха. В конечном итоге вы все время, а не эпизодически заняты поиском материальных запасов или размышлениями о том, что должно быть выполнено. По сравнению с мастерами цеха, вы, вероятно, владеете ERP-системой намного лучше и способны находить необходимое в считанные секунды, а не после длительных мучений, как они. Что касается эффективности и производительности на системном уровне, специалисты из отдела производственного управления являются профессионалами в поиске информации и отслеживании производственных процессов и способны хорошо выполнять эти задачи. Тем не менее, прежде стоило бы убедиться в действительной эффективности и необходимости всех этих функций. Вам не следует покрывать ошибки других и увековечивать плохие приемы. Тем более, все эти функции зачастую не планируются, не предусматриваются в бюджете, не комплектуются кадрами или даже не признаются официально. Вот в чем проблема. Как часто вы получаете признание или вознаграждение за хорошо проделанную работу по поиску потерянных деталей? За ответы на вопросы? Отражается ли это на вашей премии, упоминается ли в вашем годовом отчете? Сколько минут в день вы заняты ответами на вопросы, которые в действительности не входят в ваши обязанности?

Все эти функции, которые не относятся к построению последовательностей, являются «пожирателями» и «дробителями» времени. Многочисленные разнообразные задания, не относящиеся к планированию, прерывают и нарушают нормальный процесс разработки плана. Когда вас в последний раз оставляли одного на достаточное время, без перерыва, чтобы дать закончить какой-либо план или график? Даже когда вы приходите на завод в свой выходной день, чтобы поработать над планом, вас все равно осаждают.

Кто будет думать, если вас не окажется на рабочем месте? На одном заводе планирование выполнялось за одну-единственную смену, при этом планы разрабатывались для двух оставшихся смен и для персонала второй и ночной смены оставлялись инструкции. Эти две смены, работавшие без техников по планированию, обычно справлялись с планом выпуска своих деталей и без постоянной помощи. В какой-то момент на заводе решили, что требуется больше планировать. Они разделили смену техников по планированию на задачи детального планирования и диспетчирования, осуществляемые в утреннюю смену, и на задачи более долгосрочного планирования, осуществляемые в дневную смену. Это кажется логичным. Предполагалось, что специалист по планированию во второй смене будет иметь больше времени для планирования (естественно — лучшего времени). Данная схема работала недолго. Вторые смены очень быстро обнаружили свою неспособность работать без постоянной помощи специалиста по планированию. Внезапно мастера и бригадиры вторых смен перестали понимать, что им делать. Они не захотели принимать какие-либо решения. В итоге специалисту по планированию оставалось очень мало времени для выполнения долгосрочного планирования. После того как смена второго специалиста по планированию была отменена, мастера второй смены чудесным образом вспомнили о своей способности мыслить.

Процессор информации

Функция обработки информации, возложенная на специалиста по планированию, является чрезвычайно важной. Вам следует знать, где находятся нужные вещи, их количество, качество, какие материалы есть в наличии, каково состояние каждого из основных видов ресурсов, каковы способности и навыки оператора, какие ремонтные работы требуются и когда необходимо их провести. Но приведенный список далеко не полный. Вы собираете, проверяете, распространяете, объясняете информацию. Каждый день персонал отдела производственного управления взаимодействует с более чем дюжиной подразделений организации. Основной деятельностью является сбор информации из разных источников и обмен имеющимися данными.

Информация эффективно обрабатывается и не рассматривается в виде пассивных чисел на экране или листе бумаги. Если она скудна, вы можете пояснить ее посредством анализа и заполнения бланков, используя предыдущий опыт и знания. Если какой-либо оператор не предоставляет вам добровольно информацию, которая должна передаваться регулярно, вы вправе подозревать что-то неладное. Вы можете проверить точность информации и исправить данные так, как требуется. Иногда информации по организации производства доверять нельзя, и вам, вероятнее всего, придется проверять чертежи и расчеты. Вы также можете ослабить или уменьшить поток информации и избавиться от ненужных или избыточных данных. Не стоит беспокоиться о том, что идет по плану или выполняется правильно; для отслеживания и сбора важнее информация о проблемах и потенциальные проблемы.

Результат широких и глубоких знаний, имеющихся в распоряжении специалистов и техников по планированию, проявляется просто: каждый нуждающийся в определенной информации станет звонить им по телефону, вызывать по рации или, что хуже всего, входить в кабинет. Некоторые из таких обращений представляют собой нечто большее, чем простой запрос информации. А если что-то пошло неправильно или требуется обвинить кого-либо, то вы, как правило, оказываетесь вовлеченными в качестве потерпевшего или свидетеля.

Координатор особых событий

Особые события и их координация являются второй важнейшей функцией. От отдела производственного управления зачастую ожидают выполнения всех координационных задач, связанных с внедрением нового продукта, производственными испытаниями, сменой материала и совершенствованием ресурсов. Некоторые особые события требуют подчеркнуто больших усилий — таких, например, как визит королевской особы или главы государства. Визиты членов правления компании, президентов подразделений и корпораций, потенциальных или существующих клиентов либо общественных делегаций требуют планирования. Количество вовлеченных групп и число отслеживаемых вопросов могут быть умопомрачительными. Вы начинаете беспокоиться еще до начала события, а настоящая нервотрепка совпадает с его началом. Особые события влекут за собой множество проблем.

Во-первых, трудно спланировать что-либо, если о событии вам сообщают только после того, как оно началось. Поскольку во многих компаниях роль информации не стандартизирована должным образом, очень часто возникают отступления от намеченного сценария. Во-вторых, несмотря на то, что в событие вовлечены многие люди, иногда очень сложно определить точные рамки отчетности и ответственности. Можно услышать эмоциональные реплики: «Это не моя работа!» и «Я думал, что ты занимаешься этим!» В-третьих, особые события крайне редко предусматриваются в бюджете, обеспечиваются человеческими ресурсами или официально признаются в качестве части чьей-либо работы. Каждый пытается «подогнать» ежедневные и особые события под одно и то же нормированное количество рабочих часов.

В рамках какого-либо определенного отдела особое событие может быть достаточно редким случаем и происходить только несколько раз в год, но, поскольку все отделы предприятия связаны с производственным управлением, вы можете получать по одному особому событию почти каждый месяц, а иногда и чаще одного раза в неделю. Остальные руководители не оказывают начальнику отдела производственного управления значительной поддержки или не проявляют особого понимания в координации таких событий, а причина проста: они видят лишь малую часть большой картины и не догадываются, что скрывается за всей этой суетой.

Ведите учет особых событий и отмечайте время и усилия, которые потрачены на это. Сделайте все возможное, чтобы мастера и руководители осознавали суммарный объем этой работы.

Арбитр, модератор и стимулятор

Третья основная функция специалистов и техников по планированию подобна роли дирижера оркестра, регулировщика на оживленном перекрестке или вожатого на детской игровой площадке: она обязательно включает в себя чрезмерный язык жестов. Дирижер уговаривает, заманивает и поощряет солистов оркестра, чтобы те сыграли как можно лучше. Полный энтузиазма знак с просьбой о более спокойной ноте или оглушительный вопль напоминают ваше взаимодействие с мастерами и бригадирами. Чувствительное самолюбие успокаивается, и предлагаются лестные замечания, сдобренные словами для поднятия духа: «Дайте еще немного, вы можете это!» Находясь в самом центре паутины большого паука, вы должны разрешать конфликты, одновременно стимулируя и поощряя усилия.

Как дирижер не в состоянии сделать всех музыкантов счастливыми, так и вы, несомненно, не сможете сделать счастливыми всех мастеров и бригадиров. Такова жизнь. Каждый цех или производственный участок захочет стать «первой скрипкой», получить самую сладкую часть, чтобы подчеркнуть свой талант и завоевать признание. Вы несете ответственность за результаты всей системы, но должны выполнять свою роль исходя из индивидуальных качеств вспомогательных отделов и соревнующихся между собой цехов. Работа специалиста по планированию больше напоминает работу регулировщика и меньше — дирижера, к тому же редко получает положительную оценку в прошедшем времени. Как часто вы слышите лестные комплименты водителей в адрес регулировщика или похвалу начальника: «Прекрасный план, который ты дал нам вчера. Просто супер!» Дирижеров очень часто восхваляют, а специалистов по планированию постоянно критикуют в отрицательных тонах. «Почему вы это сделали? Почему вы не увидели этого? Почему вы сделали это перед тем?» К сожалению, не положительное, а негативное, как правило, обитает в производственном управлении. Вы должны быть движимы внутренними желаниями, своими знаниями, насколько хорошо выполнена работа, и собственным взглядом на то, каким был бы сегодняшний день, если бы вы не приняли эти специальные решения вчера. Планирование и составление планов-графиков может приносить массу удовольствия и радости, но не ожидайте услышать хвалебные слова в свой адрес от других.

Роль арбитра, модератора и стимулятора является еще одной неформальной функцией, которая очень редко признается официально. Количество игроков, частота принятия решений и взаимодействие с каждым игроком — все три компонента вкупе будут драматично влиять на то, что вы делаете, и на качество выполнения вами ожидаемой работы. Все ли эти взаимодействия и взаимосвязи прописаны в стандартах ISO 9000? Весьма сомнительно. Существует ли стандартный способ получить дополнительно 10% от труда рабочих в пятницу после обеда? Принимаются ли во внимание все телефонные звонки и взаимодействия при определении рабочей нагрузки, расчете критериев годовой эффективности персонала или определении качества выполненных рабочих заданий? Анализируется ли и регулируется ли ваша рабочая нагрузка, если число взаимодействий и симфонических движений увеличится в течение года? Мы можем дать вам один совет: запишите все виды производящихся взаимодействий и проанализируйте, с какими отделами вы взаимодействуете, как часто и почему эти взаимодействия были важны. Попытайтесь определить время, когда происходит взаимодействие, и уловить в этом какую-либо закономерность. Некоторые из таких взаимодействий являются очень ценными и должны поощряться, более того — по возможности им нужно содействовать; прочие же лишь отнимают ваше время и должны просто идентифицироваться как таковые.

Фокусник

Вероятно, четвертой и последней из основных функций является необходимость быть фокусником. Каждый день, а зачастую и несколько раз в день, от вас ожидают, что вы вытащите кролика из шляпы. Более того. Они хотят, чтобы этот кролик был особенным и появился так же быстро, как вчера.

В динамической цеховой среде наподобие ситуации Джейка мелкие проблемы возникают через каждые 5-10 минут. Обычно такие проблемы решаются путем прояснения информации или принятия простых решений. Каждые полчаса или около того люди ожидают небольшого чуда. И происходит это там, где какое-то реальное действие должно выполниться кем-то, чтобы чудо состоялось. Оно может включать в себя поиск и нахождение материала или деталей, считающихся несуществующими, или выражаться в общении с неким поставщиком и ускорении какой-либо поставки. Раз в день, что не редкость, случается какая-то большая паника, и тогда от вас, как правило, ожидают чуть ли не хождения по воде или перепрыгивания через здание в один прыжок. «Великие чудеса» могут включать в себя общение с клиентами, с конструкторским отделом, с производственным отделом или с руководителями производством, а также получение новой технологии или нового заказа прямо из воздуха — то, что решит назревшую проблему.

Сколько времени тратится на подобные чудеса? Фокусы требуют времени, это не просто тридцатисекундное развлечение. Но каково их влияние на другие задачи? Принимаются ли во внимание потраченные на них время и усилия при оценке требований к специалисту по планированию, оценке обучения и кадрового обеспечения или проектировании рабочих мест, планировке, размещении поглощающих шум экранов? Функция фокусника будет рассматриваться как нормальная часть вашего дня и как составляющая того, за что вам платят. Будет трудно вызвать симпатию за потребленное время или за прерванные решения. Если чудо потребуется поздним утром или в полдень, вынужденная пауза покажется менее неприятной, но чудо, которого ждут в 7:00, наносит большой ущерб.

Вы можете отслеживать число таких чудес, обратить внимание на то, когда они происходят и какие иные операции в результате прерываются, а также попытаться выявить причины, вызывающие необходимость в таких чудесах. Если вы сможете собрать достаточное количество доказательств, то, вероятно, сумеете получить подсказку или хотя бы объяснить, почему какие-то операции не выполняются или выполняются не в полном объеме.

Итоги

Во всех этих различных функциях — фокусника, вожатого на игровой площадке, координатора особых событий и справочной системы — просматривается одна общая черта: все они неофициальны и очень редко документируются или признаются. Они не оцениваются и не отслеживаются, как, впрочем, не дается и официальное признание хорошо выполненной в этих рамках работы. Величина усилий, требующихся для выполнения данных функций, попросту не учитывается, а их влияние на процесс планирования и составления планов-графиков, как правило, отрицается.

Кто-то думает, что план-график недостаточно хорош? Вероятно, им следует взглянуть на то, что вы делаете. На что уходит ваше время? Специалисты по планированию тратят до 90% своего времени на выполнение последних четырех функций и только 10% — на реальное планирование или обеспечение ежедневного распределения работ. Так стоит ли удивляться, что ошибки случаются, а проблемы не удается спрогнозировать? Если эти функции не управляемы, то вряд ли можно добиться отлаженности производственного планирования.

Глава из книги "Эффективное производство. Практическое руководство по совершенствованию планирования и контроля" любезно предоставлена издательством "Гревцов Паблишер".